Ha pénztárban lévő készpénz túl sok vagy túl kevés
Ha pénztárban lévő készpénz túl sok, vagy túl kevés.
Ahogy már fentebb is írtam, ennek nincs maximum és nincs minimum összege. Tapasztalatom szerint, akkor ideális a pénztárban lévő készpénz, ha az egy havi készpénzes kiadások összegéhez áll közel, de maximum két havi összegnél nem több.
A készpénz egy fizikailag megfogható dolog, így ennek ellenőrzése a címletek megszámolásával történik.
a. Ha túl sok pénz van a pénztárba.
Miért is baj ez? Ilyenkor az egyik legnagyobb probléma, hogy az az összeg valójában nincs is ott. Így a beszámoló, az alap célját nem éri el, azaz nem valós képet mutat a cégről.
Ez hogyan történhet? Kedves vállalkozónk "felszedi" a bankszámlára érkezett bevételeket bankból. Ezzel ezek az összegek a számviteli törvény értelmében bekerülnek a pénztárba. Majd cégvezetőnk innen el kezdi a készpénzt nem csak a vállalkozás érdekében felmerülő kiadásokra költeni, hanem a magán életét is ebből finanszírozza. Számla és bizonylat csak a céges kiadásokról készül, a magánszemélyes költekezésről nem. De ha még készülne, akkor sem lenne elszámolható a költségek között.
A könyvelésben csak a céges kiadások csökkentik a felvett készpénz összegét a pénztárban. Így a magáncélra költött összegek nem kerülnek elszámolásra a könyvelésbe. Olyan, mintha azokat az összegeket nem költötték volna el. Így ezeknek ott kellene lenniük a pénztárban.
Ha ezt gyakran és nagy összegekkel eljátssza a cégvezető, akkor igen nagy összeg fel tud duzzadni a pénztárban. Ugyanott vagyunk, mint a bankszámláról történő beazonosíthatatlan utalásoknál, hogy a cégvezető osztalékot, vagy tagi jövedelmet vesz ki a cégből az adók megfizetése nélkül.
Mivel mindenki tudja, hogy ez nem valós, így a könyvelők szorgalmazzák ennek csökkentését. A legjobb és legszabályosabb megoldás, hogy fizesd vissza a cég bankszámlájára a pénzt.
A Készpénz leltárnak egyeznie kell a beszámolót alátámasztó főkönyvi kivonatban bemutatott pénztár számla egyenlegével. A készpénz leltárnak el kell készülnie. Ezt ne sumákold el, mert egy adóellenőr ezt is fogja kérni.
b. Túl kevés pénz van a pénztárban
A pénztárban lévő "túl kevés" szó enyhe kifejezés, mivel ez gyakran abban jelenik meg, hogy egyáltalán nincs pénz a cég pénztárában, vagy a pénztár "mínuszba ment". Vagyis több volt a cég készpénzes kiadása, mint a készpénzes bevétele. Többet költött, mint amennyi pénze volt. Ez hogyan lehetséges?
Itt el is érkeztünk a tagi kölcsön problémájához.
Itt is a gazdasági események valódisága merül fel kérdésként. Az elfogadható, hogy ténylegesen a tag, meghitelezi a cége készpénzes kiadásait, amíg megérkezik a bevétel. Nekem ez csak akkor szokott gyanús lenni, ha amúgy a bankszámlán ott van egy nagyobb összeg, és nem történik meg ennek a felvétele. Tehát valahonnan mégis csak volt készpénz a kiadások kifizetésére.
Tovább boncolgatva ezt az esetet, ez két okból szokott megtörténni.
Egyik esetet sem javaslom, mert súlyos bírsággal járhat!
Az egyik, hogy az áfa csökkentésére számlát vesz a vállalkozó, és ezeket a fiktív számlákat helyezi be kiadásba. Ekkor a számla összege valójában nem kerül kifizetésre.
A második eset, amikor a cégnek ténylegesen van pénze, mert volt bevétele, melyet készpénzben fizettek ki számára, csak nem állított ki róla bevételi számlát. Így a bevétel nem került be a könyvelésbe, és így nem volt látható a kiadások fedezete.